1. Accueil
  2. Promouvoir mes événements
  3. Diffuser des invitations ou des ventes privées

Diffuser des invitations ou des ventes privées

Vous avez la possibilité de diffuser vos billets « Emailing + Standard » correspondant à une vente privée ainsi que vos billets « Emailing + Gratuit » correspondant à une invitation en quelques clics.

Avec les billets « Emailing + Standard », vous pouvez diffuser une offre particulière auprès de vos contacts. Chaque groupe sélectionné recevra un lien unique par mail avec les conditions tarifaires que vous aurez définies au préalable.

Les billets « Emailing + Gratuit » sont des billets gratuits accessibles uniquement sur invitation. Vous pouvez envoyer ces invitations par mail aux personnes concernées en remplissant les coordonnées des personnes invitées.

Pour pouvoir gérer vos billets « Emailing + Standard » et « Emailing + Gratuit », suivez les étapes ci-dessous:

Avec HEDWIGE, vous avez la possibilité de personnaliser à 100% le contenu de vos mails d’invitation et d’y ajouter le billet directement en pièce jointe.

Cette fonctionnalité est accessible sur devis uniquement. N’hésitez pas à envoyer une demande à l’adresse contact@placeminute.com.

1 – Choisissez votre événement

diffuser

2 – Sélectionnez l’option « Gestion des ventes privées et des invitations »

Gestion vente privée et invitation - diffuser

3 – Si vous n’avez pas encore créé d’invitations ou de ventes privées…

Cliquez sur « Créer des ventes privées » ou « Créer des invitations » selon vos besoins.
Sinon, passez directement à l’étape n°5.

créer invitation ou vente privée - diffuser

4 – Configurez vos billets « Emailing + Gratuit » et/ou « Emailing + Standard » puis cliquez sur « Ajouter et passer au tableau de bord » en bas de page

Sélectionnez « Emailing + Gratuit » pour une invitation ou « Emailing + Standard » pour une vente privée dans « Type de billet ».

Type de billet - emailing + standard - diffuser
5 – « Diffuser »

Pour envoyer ces billets à vos contacts privilégiés,  cliquez sur l’option « Gestion des ventes privées et des invitations » (cf étape n°2).

Pour diffuser l’invitation ou la vente privée de votre choix, vous devez sélectionner la date et la séance de votre événement pour lequel vous souhaitez générer des invitations ou ventes privées dans le déroulé « Choix d’une séance ».
Ensuite, sélectionnez l’invitation ou la vente privée correspondante.

invitation - choix séance - diffuser

Cliquez ensuite sur l’onglet « Diffuser ».

diffuser invitations

Deux méthodes sont possibles pour organiser la diffusion de vos invitations :

  • la diffusion groupée, permettant l’envoi des invitations par e-mail à un groupe de personnes :

diffuser - diffusion groupée

Vous devez cliquer sur le fichier Excel Télécharger l’exemple pour pouvoir remplir les coordonnées de vos contacts recevant les invitations.

téléchargez l'exemple - diffuser
Ensuite, remplacez les informations par celles correspondant à vos contacts (e-mail, nombre de place, nom, prénom).

Excel invitations - diffuser

Vous devez charger votre document Excel dans la case prévue à cet effet « Fichier CSV ».

  • la diffusion individuelle, permettant de sélectionner les personnes invitées une par une en renseignant leur adresse e-mail.

diffuser - diffusion individuelle

6 – Envoyer les invitations

Vous pouvez envoyer les invitations / ventes privées à tout moment en cliquant sur l’onglet « Diffuser ». Choisissez votre méthode de diffusion (groupée ou individuelle) puis cliquez sur « Envoyer ». Les contacts que vous aurez indiqués recevront leur billet « Emailing + Gratuit » ou « Emailing + Standard » par e-mail.

invitations - envoyer - diffuser

7 – « Suivi des invitations »

Vous pouvez ensuite visualiser les situations des différents envois des invitations / ventes privées aux personnes que vous avez déterminées au préalable.

Suivi des invitations - diffuser

8 – « Relancer » les clients

Vous pouvez relancer les clients en cliquant sur l’onglet « Relancer ».
Cette fonctionnalité vous permet de renvoyer les e-mails contenant les invitations / ventes privées à tous vos contacts préalablement déterminés.
Sélectionnez la date de relance puis cliquez sur « Envoyer ».

Relancer les clients - diffuser

Vous n’avez le droit qu’à une seule et unique relance pour chaque invité.
Vos invitations / ventes privées seront envoyées en même temps vers 2h du matin, au jour sélectionné.

9 – Par la suite, vous pouvez gérer les invitations et ventes privées directement sur votre tableau de bord

Il vous suffit de cliquer sur la petite enveloppe sur le billet correspondant. Vous pourrez ensuite suivre les invitations et les ventes privées, les relancer et les diffuser.

enveloppe invitations - diffuser

10 – Gérer les invitations / ventes privées par vous-même

Vous avez la possibilité de vous envoyer les invitations ou les ventes privées pour ensuite les transférer aux personnes concernées via votre adresse e-mail.
Pour cela, sélectionnez la méthode de diffusion individuelle (cf étape n°5) et indiquez votre adresse e-mail ainsi que le nombre de places à envoyer.
Vous recevrez le nombre de billets que vous avez indiqué sur cette adresse e-mail.

11 – Générer des invitations avec l’intitulé « Invité par Placeminute »
  • Pour une diffusion groupée, sur le fichier Excel, remplissez « Invité par » dans « Nom » et « Placeminute » dans « Prénom ».

excel invité par - diffuser

  • Pour une diffusion individuelle, faites de même ici :

diffusion indiv invité par - diffuser

Mise à jour le juillet 18, 2018

Est-ce que cet article a été utile ?

Articles en lien